Rekisteri- ja tietosuojaseloste
PKO:n Lakipalvelun toimeksianto- ja laskutusrekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (1.6.2021alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
1. Rekisterinpitäjä
Pohjois-Karjalan Osuuskauppa
Postiosoite: PL 102, 80101 Joensuu
Puh: 010 76 22000
Käyntiosoite: Nurmeksentie 2, 80100 Joensuu
Y-tunnus: 0168170-9
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään osana asiakkaalle tuotettavaa palvelua, joka mahdollistaa liiketoiminnan, markkinoinnin ja myynnin edistämisen sekä asiakasviestinnän.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa PKO:n Lakipalvelun toimeksiantojen vastaanottaminen, hoitaminen, laskutus sekä mahdollisiin niitä koskeviin jälkikäteisiin väitteisiin ja vaatimuksiin vastaaminen.
5. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Art. 6.1 b) Sopimus
Toimeksiantosopimus, toimeksiannon puitteissa laadittavat sopimukset
Art. 6.1 a) Suostumus
Toimeksiantosopimus ja siihen liittyvä asiakaskyselysuostumus
Art. 6.1 d) Elintärkeän edun suojaaminen
Asiakkaan tai muun toimeksiantoon liittyvän henkilön edun suojaaminen
Art. 6.1 f) Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Rekisterinpitäjän toiminnan ja laillisten oikeuksien suojaaminen
6. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu vaatii mahdollisuutta käsitellä tietoja, jotka mahdollistavat vastaamisen toimeksiantoihin liittyviin mahdollisiin jälkikäteisiin väitteisiin tai vaatimuksiin sekä toimeksiantoprosessien sujuvuuden ja laadun valvonnan.
Tietojen käsittelyn perusteena voi olla myös asiakkaan tai muun rekisteröidyn elintärkeän edun suojaaminen, jolloin kyse on sellaisten henkilötietojen käsittelystä, jotka ovat tarpeen asiakkaan tai muiden toimeksiantoon liittyvien henkilöiden lainsäädäntöön tai sopimukseen perustuvien oikeuksien toteuttamiseksi tai velvollisuuksien täyttämiseksi toimeksiannon puitteissa.
7. Käsiteltävät henkilötiedot
nimi
henkilötunnus
osoite
puhelinnumero
sähköpostiosoite
osuuskaupan jäsennumero
8. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
yhteystiedot
henkilötunnus
markkinointisuostumus
9. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan pääasiassa asiakkaalta itseltään. Tietoja voidaan saada lisäksi asiakkaiden sopimuskumppaneilta sekä toimeksiannon laadusta riippuen esimerkiksi viranomaisrekistereistä.
10. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
11. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta.
Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.
Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.
12. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Kunkin toimeksiannon yhteydessä henkilötietoja säilytetään toimeksiannosta arkistoitavien tietojen osana 10 vuotta lukien toimeksiannon laskuttamisesta seuraavan vuoden alusta.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Vastustamisoikeus
Oikeus peruuttaa suostumus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
14. Suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta.
15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötiedon antamatta jättäminen johtaa siihen, että toimeksiantoa ei voida ottaa vastaan tai se joudutaan keskeyttämään. Toimeksiannon päättymisen jälkeen tehty peruuttaminen johtaa siihen, että tietoja voidaan käsitellä vain muiden käsittelyperusteiden kuin suostumuksen nojalla.
16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. PKO:n järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
